1. Aşama – Firma ile Görüşme ve Sözleşme
Turkrating’in temsilcileri ile şirket yöneticileri ve yetkilileri arasında yapılan ilk görüşme derecelendirmeve süreçlerinin tanıtılmasını amaçlamaktadır. Bu görüşmede, temsilcilerimiz derecelendirme süreci, metodolojisi ve derecelendirme notları konularında bilgi verir. Firma yetkilileri Turkrating’den derecelendirme notu almaya karar verdiklerinde bir sözleşme imzalanır.
SPK mevzuatı ve genel mevzuat çerçevesinde hazırlanan “Derecelendirme Sözleşmesi” sürecin nasıl işleyeceği ve bu süreç içinde tarafların karşılıklı hak ve sorumlulukların ne olduğu gibi hususları açıklıkla belirtir. Bu sözleşme aynı zamanda gizlilik hükümlerini de içermektedir. Derecelendirme sürecinin başlaması için Derecelendirme Sözleşmesi’nin taraflarca imzalanması esastır.
2. Aşama – İnceleme Süreci
Söz konusu derecelendirme sürecini yürütecek analist ve derecelendirme komitesi üyeleri atanır. Sözleşmenin imzalanmasından ve gerekli bilgi ve belgelerin temininden sonra, derecelendirme faaliyeti için öngörülen ortalama süre 4-6 haftadır. Ancak müşteriden kaynaklanabilecek özellikle soru setinin cevaplanması sürecindeki gecikmeler bu sürenin uzamasına neden olabilir
A. Ön İnceleme İçin Talep Edilen Bilgi ve Belgeler
Bu aşamada Turkrating, derecelendirmenin ön incelemesi için Şirket tarafından sunulması zorunlu olan bilgi ve belgeleri talep eder. Bu bilgi ve belgelerin incelenmesi ile şirketin internet sitesinin taranması sonucunda saptanan eksikliklerden kısa vadede giderilecek olanları belirlenerek şirkete bildirilir. Özellikle internet sitesindeki eksikliklerin giderilmesi için şirkete bir haftalık süre verilir. Bu süre içinde kısa sürede yapılabilecek değişiklikler gerçekleştirilerek şirkete ilkelere uyum seviyesi yükseltilmeye çalışılır. Bu bilgi ve belgeler ışığında analist şirket hakkında bir ön inceleme yapar ve şirkete gönderilecek bir soru seti hazırlar.
B. Soru Seti
Soru seti formatı temelde standart bir soru listesi olmakla beraber, firmanın faaliyet konusu, sektörü ve diğer özellikleri yanı sıra ön inceleme sonucu ortaya çıkan hususlar da dikkate alınarak özel olarak hazırlanır ve yazılı olarak şirkete gönderilir. Şirket yetkilileri tam olarak ne gibi bilgilerin talep edildiğini anlamak için telefonla ve/veya toplantıların düzenlenmesi yoluyla her türlü yardımı talep edebilirler. Turkrating –analistleri bu konuda gerekli desteği vermeye hazırdır. Derecelendirme sürecinde şirketten kamuya açıklanmayan bilgilerin de talep edilmesi de söz konusudur. Turkrating, etik kuralları ve imzalanan sözleşme çerçevesinde bu aşamada alınan bilgiler konusunda gizlilik prensiplerine kesinlikle uyulmasına dikkat eder.
C. Yöneticiler ve İlgili Birimlerle Toplant ılar (Due Dili gence ) ve İlave Bil gilerin Sunumu
Elde edilen bilgi ve belgeler ile soru setine şirket tarafından verilen cevaplar derecelendirme uzmanları tarafından incelendikten sonra, şirket yöneticileri ile genel politikaların, stratejilerin ve uygulamaların tartışıldığı toplantılar (Due Diligence) düzenlenir. Bu toplantılar bazı hallerde ihtiyaca göre birkaç gün sürebilir ve bu toplantılara firmanın üst yönetiminin ve değişik departmanlarından temsilcilerin katılması, hatta hâkim ortakların da bulunmaları talep edilebilir. İlgili birimlerin sorumlularının sunumları ve soru-cevap şeklinde yürütülen bu toplantılar esnasında ve takibinde gerektiğinde ilave bilgiler ve belgeler talep edilebilir.
3. Aşama - İlk Taslak Raporun Hazırlanması
Derecelendirme uzmanı inceleme sürecinin bütün aşamalarında elde edilen bilgilerin ve değerlendirmelerin yansıtıldığı ve analizin dayandığı tespitlerin açıklandığı bir derecelendirme taslak raporu hazırlar. Bu rapor derecelendirme uzmanı tarafından Derecelendirme Komitesine sunumuna dayanak teşkil etmek üzere Derecelendirme Komitesi üyeleri ile paylaşılır.
4. Aşama – Derecelendirme Komitesi nin Kararı
Derecelendirme uzmanları elde ettikleri bilgilerin ve görüşmelerin ışığı altında firma ile ilgili değerlendirmelerini ve daha önce paylaştıkları taslak rapor çerçevesindeki analizlerini Derecelendirme Komitesine sunarlar. Bu görüşler çerçevesinde derecelendirme uzmanı metodolojimize uygun olarak dört ana bölümün ve kurumun notuna ilişkin değerlendirmelerini de Derecelendirme Komitesi üyeleri ile paylaşır. Derecelendirme kuruluşunda çalışan hiç bir kimse tek basına karar almaya yetkili değildir. Derecelendirme kararları Derecelendirme Komitesinin toplantılarında alınır. Komite üyeleri uzmanın hazırladığı ve sunduğu verileri ve bilgileri tartışırlar ve bir kanaat oluşturarak derecelendirme notunu belirlerler.
5. Aşama - Derecelendirme Raporunun Nihai Taslağının Hazırlanması ve Müşteri ile Paylaşılması
Derecelendirme uzmanı, Kredi Komitesi toplantısında ortaya çıkan değerlendirmeleri de kapsayacak şekilde derecelendirme raporunun nihai taslağını hazırlar. Bu rapor öncelikle, Derecelendirme Komitesi üyeleri ile paylaşılıp görüşleri alındıktan sonra, varsa olabilecek ilave görüşleri alınmak ve rapora nihai hali verilmek üzere şirket yetkilileri ile paylaşılır. Bu noktada firma eğer var ise gerekli gördüğü ilave bilgileri, düzeltmeleri ve katılmadığı görüşleri bildirir. Bu ek bilgiler ve görüşler değerlendirilir ve Turkrating metodolojisine uygun ve önemli ise rapor düzeltilebilir.
6. Aşama - Notun Basın Özeti ile Kamuya Açıklanması
Derecelendirme Raporunun müşteri ile mutabık kalınarak nihai hale getirilmesini takiben hazırlanan Basın Özeti taslağı ile birlikte derecelendirme notu öncelikle müşteri ile paylaşılır ve eş zamanlı olarak; Borsa İstanbul’a ve SPK’ ya gönderilir. SPK mevzuatında belirtilen süreler içinde nihai hale getirilen basın bildirisi Turkrating’in Web sayfasında yayınlanarak derecelendirme notu kamuya açıklanır. Şirketin hisseleri borsada işlem gören bir Borsa İstanbul şirketi ise kamuoyuna açıklama zorunludur. Ancak halka kapalı bir şirket, raporun kamuoyuna açıklanmasını istemediği takdirde, bildirim sadece SPK’ya yapılır, kamuoyuna açıklanmaz.
7. Aşama – Gözetim ve İzleme Süreci
Derecelendirme kuruluşları ile derecelendirmeyi alan şirketler arasındaki ilişki uzun vadelidir ve süreklilik arz eder. Derecelendirme notu kamuya açıklandıktan sonraki dönemde de firmanın gözetim altında tutulması, firmanın ve iş yaptığı ortamın sürekli izlenmesi, koşullarda temel bir değişiklik görüldüğü takdirde şirketten bilgi istenmesi derecelendirme sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu nedenle, notunun verilmesinden sonra derecelendirme uzmanları firma ile temaslarını sürdüreceklerdir. Zaman zaman ziyaretlerde bulunarak temel hedeflerdeki gerçekleşmeleri veya sapmaları varsa yönetim politikalarındaki değişiklikleri tartışacaklardır. Derecelendirme notu yılda bir gözden geçirilir.
